Acta Media doo

Važne novine u Uredbi o eArhiviranju

Izmene i dopune Uredbe o jedinstveno tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku “Sl. glasnik RS, br. 116/2023 u primeni od 1.1.2024, donose ZNAČAJNE NOVINE za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, i to:

Pouzdano elektronsko čuvanje samo dokumentacije koja ima trajni rok čuvanja

Jedna od najznačajnijih promena odnosi se na to da je u uredbi napravljena razlika između načina čuvanja dokumentacije koja se čuva trajno i one koja se čuva sa ograničenim rokom čuvanja.

Naime, do sada je bilo predviđeno da se dokumentacija koja se čuva kako trajno, tako i ograničeni vremenski rok, čuva na način koji je uređen propisima za pouzdano elektronsko čuvanje (propisima donetim na osnovu Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju). Pouzdano elektronsko čuvanje obezbeđuje da dokumenta u elektronskom obliku sačuvaju autentičnost i integritet i budu čitljiva i nakon dužeg vremenskog perioda, što je od velikog značaja pre svega za dokumenta koja treba da se čuvaju trajno. Usled čestih tehnoloških promena, nastanka novih formata dokumenata i softvera za njihovo kreiranje dešava se da elektronska dokumenta posle određenog vremenskog perioda ne mogu da budu čitljiva, odnosno da njihov sadržaj nije moguće pregledati na način i u formi u kojoj su nastala. Zbog toga propisi o pouzdanom elektronskom čuvanju zahtevaju da se dokumenta sačinjavaju u formatima koji su pogodni za dugotrajno elektronsko čuvanje (ako je rok čuvanja duži od 5 godina) i koji obezbeđuju da dokument može očuvati autentičnost, integritet i upotrebljivost u dužem vremenskom periodu. Za pouzdano elektronsko čuvanje potrebno je primenjivati dobro organizovane i tehnološki adekvatne postupke koji mogu da budu zahtevni za primenu.

U poslednje vreme ustanovljeno je da postoje opravdani tehnološki razlozi da se za dokumentaciju koja se čuva u ograničenom roku trajanja primene malo drugačija tehnološka rešenja, koja obezbeđuju visoku pouzdanost elektronskog dokumenta, a koja su manje zahtevna za primenu kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Izmene i dopune uredbe prave diferencijaciju između načina čuvanja dokumentacije u elektronskom obliku koja se čuva trajno i dokumentacije koja ima ograničen rok čuvanja. Za dokumentaciju koja se čuva trajno ostaje pravilo da u svemu mora da se čuva u skladu sa propisima o pouzdanom elektronskom čuvanju. To pre svega znači da je tokom perioda čuvanja dokumenta radi očuvanja autentičnosti i integriteta dokumenta potrebno dodavati kvalifikovani vremenski žig na elektronski dokument. Softversko rešenje eArhiv, namenjeno za subjekte javnog sektora, obezbeđuje ovakav način čuvanja.

Ovim propisom uvode se malo drugačija pravila što se tiče čuvanja dokumentacije u elektronskom obliku koja se ne čuva trajno, odnosno koja se čuva u ograničenom roku. Prema novom tekstu uredbe, stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u elektronskom obliku koji nema trajni rok čuvanja, dužni su da osiguraju njihov integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskim pečatom. To znači da ne postoji obaveza dodavanja kvalifikovanog vremenskog žiga na elektronski dokument.

Navedena odredba u praksi znači da je stvaralac i imalac arhivske građe (u privatnom sektoru, odnosno svi subjekti koji ne koriste eArhiv) pre isteka sertifikata kvalifikovanog elektronskog potpisa, odnosno pečata na dokumentu koji se čuva, dužan da dokument potpiše kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom od strane ovlašćenog lica. Time se obezbeđuje kontinuitet pouzdanosti elektronskog dokumenta, i garantuje da je dokument isti onakav kakav je primljen na čuvanje. U dokumentu koji je potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom, svake eventualne promene sadržaja su zabeležene, a one svakako ne bi smele da nastanu nakon trenutka kada je dokument primljen na čuvanje.

U skladu sa tom promenom, izmenjen je i član 5. Uredbe koja uređuje obaveze stvaraoca i imaoca pre predaje nadležnom arhivu. U toj normi su navedene obaveze koje su karakteristične za proces pouzdanog elektronskog čuvanja (donošenje internih pravila, evidentiranje podataka u softverskom rešenju eArhiv, podaci o dokumentu – metapodaci i sl.). Sada je u članu 5, shodno uvedenoj razlici u čuvanju dokumentacije koja se čuva trajno i dokumentacije koja se čuva ograničen period vremena, propisano da se navedena pravila iz tog člana odnose za dokumentaciju koja se trajno čuva.

Privatni sektor oslobođen obaveze posedovanja posebnog sofverskog rešenja

Obaveze koje se tiču subjekata javnog sektora ostaju nepromenjene, a pre svega podrazumevaju korišćenje softverskog rešenja eArhiv počev od 1. januara 2024. godine. Privatni sektor ne koristi ovaj sistem za potrebe čuvanja dokumenata koji se nalaze kod tih subjekata. Izuzetak je predaja građe koja se čuva trajno, a posle proteka 30 godina od dana nastanka te građe, kada se ona predaje putem Portala eUprava nadležnom javnom arhivu u eArhiv.

Novina koja je krucijalna i odnosi se na privatni sektor ogleda se u oslobođenju od obaveze posedovanja posebnog softverskog rešenja za pouzdano elektronsko čuvanje, čime je praktično ostavljena mogućnost izbora subjektima iz ovog sektora, odnosno pravo odabira da li će koristiti posebno softversko rešenje ili ne. Svakako je poželjno da se koriste posebni softveri, imajući u vidu da omogućavaju efikasnije upravljanje dokumentima i automatizaciju procesa, ali, kako je napred rečeno, na stvaraocu i imaocu arhivske građe i dokumentarnog materijala je da izabere.

Nadležni organi pouzdano čuvaju (za vas) materijal koji su primili

Takođe, izmenama i dopunama uredbe predviđeno je da se sva dokumenta koje stranke podnose organima u okviru određenog postupka, a koja se po propisima ili internim aktima čuvaju trajno,  pouzdano elektronski čuvaju kod tih organa u skladu sa propisima koji uređuju pouzdano elektronsko čuvanje. Na primer, dokumentacija koja se podnosi u postupku upisa nepokretnosti u katastru (elaborat premera, zbirka isprava) čuva se trajno u skladu sa pravilima o pouzdanom elektronskom čuvanju.  Napred navedeno znači da stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala koji se čuva trajno treba da računaju da se taj materijal pouzdano čuva kod organa koji su materijal primili.

Zadržano pravo pristupa arhivskoj građi koja je predata nadležnom javnom arhivu na čuvanje

Velike nedoumice izazivao je stav koji je propisivao da se nakon predaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu u eArhiv stvaraocu i imaocu koji je predao građu ukidaju prava pristupa radi upravljanja arhivskom građom. Izmenama uredbe ovaj stav je izbrisan, čime se omogućilo stvaraocima i imaocima arhivske građe da zadrže pravo da pristupaju arhivskoj građi koja je predata nadležnom javnom arhivu na čuvanje, koja je svakako i garantovana standardnim i tradicionalnim pravilima o pristupu arhivskoj građi.

Novi tekst uredbe pisan je u cilju adekvatnijeg uređenja čuvanja dokumentacije u elektronskom obliku, pri čemu su posebno uvažene konstruktivne sugestije svih onih na kojih se uredba odnosi. Početak primene uredbe je nepromenjen – 1. januar 2024. godine, te stvaraoci i imaoci arhivske građe moraju da počnu odmah da primenjuju njene norme u postupanju sa elektronskim dokumentima.

Autor: Milan Vojvodić

Savladajte procedure i normativna akta standardnog i elektronskog arhiviranja kroz: